我們?cè)谵k公過程中會(huì)發(fā)現(xiàn)，我們花費(fèi)在辦公設(shè)備上的企業(yè)辦公成本，有很多成本都是可以節(jié)省下來的，在小編接觸到租賃+一站式服務(wù)模式之前，我也不知道，原來我們?cè)谵k公時(shí)，無形的浪費(fèi)了那么多的辦公成本。

辦公設(shè)備提倡主動(dòng)維修，這是為了能使機(jī)器的停機(jī)時(shí)間處于最小，從而獲得使用效率和價(jià)值。可惜我們很少這樣做，往往是等設(shè)備出了問題才致電供應(yīng)商，而這時(shí)往往是來不及了。這種事的發(fā)生主要是因?yàn)槲覀儾涣私廪k公設(shè)備，導(dǎo)致我們浪費(fèi)了許多無謂的成本。

為此小編特地去查詢了關(guān)于辦公設(shè)備方面的介紹，惡補(bǔ)了一下常識(shí)。眾所周知——復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、證卡機(jī)等等……是集光學(xué)、機(jī)械、電子技術(shù)為一體的精密辦公設(shè)備，通過使用顆小的靜電墨粉，利用靜電原理，在感光材料上形成靜電潛像，使微小的墨粉附在感光材料上，再將其轉(zhuǎn)印到紙上從而得到需要副本。而這個(gè)工序是利用靜電的特性進(jìn)行的。因此，在機(jī)器內(nèi)部的傳動(dòng)部件、光學(xué)部件以及高壓部件上容易附著紙屑、漂浮的墨粉等，但這些的存在只會(huì)影響復(fù)印的質(zhì)量。若放任不管，會(huì)增加機(jī)器的驅(qū)動(dòng)負(fù)荷，妨礙熱量的排除，說不定也可能是造成機(jī)器故障的原因。

定期的維護(hù)保養(yǎng)，可以清除機(jī)器內(nèi)部的污垢，在必要的部件上加注潤(rùn)滑油，清潔光學(xué)部件，改善復(fù)印品質(zhì)量，將可能發(fā)生的故障消滅在萌芽狀態(tài)，減少停機(jī)時(shí)間。

然而，辦公設(shè)備具有技術(shù)性，對(duì)維修技術(shù)要求很高，根據(jù)理光技術(shù)團(tuán)隊(duì)的研究數(shù)據(jù)表明84%以上的辦公設(shè)備損壞是由于操作和使用不當(dāng)造成的，因此，一個(gè)企業(yè)要對(duì)辦公行政人員做專門的辦公設(shè)備維修和維護(hù)培訓(xùn)，或者采用辦公設(shè)備外包的方式來解決。

自從“低碳辦公”這個(gè)概念被提出，在打印領(lǐng)域里，打印機(jī)廠商不斷推出新技術(shù)，在“節(jié)能”字眼上做文章，如省墨技術(shù)、雙面打印（省紙）、能耗的節(jié)省等等。對(duì)于辦公設(shè)備能耗的節(jié)省，一臺(tái)打印機(jī)一年用多少電呢？一臺(tái)智能數(shù)碼復(fù)合機(jī)一年的電費(fèi)大約為1000元。

在打印辦公設(shè)備中，噴墨打印機(jī)是耗電量最小的，一般工作時(shí)功耗僅為15~20W，待機(jī)約為0.8W。相比之下，激光產(chǎn)品就屬于耗電大戶，普通的激光打印機(jī)工作時(shí)功耗在300~500W之間，待機(jī)約為3~5W，這樣的功耗大概噴墨產(chǎn)品的幾十倍左右。不過，在所有的辦公外設(shè)產(chǎn)品中，激光打印機(jī)還不算用電大戶，數(shù)碼復(fù)合機(jī)才是“老大”，理由是它集成了A3幅面的打印、復(fù)印、掃描單元，工作中的瞬時(shí)功率可達(dá)到1000W以上，普通數(shù)碼復(fù)合機(jī)功耗在1300~1600W。此外，具備傳真收發(fā)功能的產(chǎn)品需要長(zhǎng)時(shí)間開機(jī)，電力消耗很高。

以一天工作2~3小時(shí)，待機(jī)6~8小時(shí)，關(guān)機(jī)13~16小時(shí)（72.7%的企業(yè)打印機(jī)不關(guān)機(jī)），一月22~24個(gè)工作日，一年12個(gè)月，每年一臺(tái)打印機(jī)工作狀態(tài)時(shí)間為550小時(shí)左右，休眠或待機(jī)時(shí)間為1550小時(shí)，其余時(shí)間處于關(guān)機(jī)狀態(tài)。以商業(yè)用電1元/千瓦來計(jì)算，噴墨打印機(jī)一年的工作電費(fèi)不到100元，激光打印機(jī)一年工作電費(fèi)大概也是200元左右。照這樣的計(jì)算，打印機(jī)的確用電不多。但是對(duì)于一臺(tái)數(shù)碼復(fù)合機(jī)來說就遠(yuǎn)不止這個(gè)數(shù)目，按照以上的計(jì)算方法，一臺(tái)數(shù)碼復(fù)合機(jī)一年的電費(fèi)大約為1000元，一個(gè)月的電費(fèi)是83元。我們也不能少看一年才1000元的電費(fèi)。小數(shù)怕長(zhǎng)計(jì)，時(shí)間一長(zhǎng)，成本就很容易計(jì)算出來。以5年時(shí)間來計(jì)，一個(gè)數(shù)碼復(fù)合機(jī)就需要交5000元電費(fèi)，這樣的費(fèi)用就足可以重新購(gòu)買一臺(tái)新機(jī)。而且企業(yè)里不僅只有一臺(tái)辦公產(chǎn)品，如果將幾臺(tái)辦公產(chǎn)品5年的電費(fèi)加起來，那也是一個(gè)相當(dāng)大的數(shù)目。再?gòu)墓?jié)能環(huán)保的角度來看，中國(guó)在登記的企業(yè)超過5000萬家，如果一家僅用一臺(tái)辦公設(shè)備，那一年的能源消耗就是一個(gè)龐大的數(shù)據(jù)。

然而，辦公設(shè)備中耗電成本只是辦公設(shè)備成本中很小的一部分，耗電成本占辦公設(shè)備總成本不到5%，根據(jù)理光技術(shù)團(tuán)隊(duì)在其辦公外包服務(wù)中的研究數(shù)據(jù)：企業(yè)在使用辦公外包服務(wù)以后，其中辦公設(shè)備以及耗材的成本可以降低17%—30%，在一個(gè)40—60人的中小型企業(yè)中，可平均節(jié)約1.37個(gè)人力資源成本，辦公效率可以提高20%以上。可見，辦公外包（尤其辦公設(shè)備外包）的經(jīng)濟(jì)效益非常巨大，這對(duì)于一個(gè)企業(yè)來講，是一組龐大和令人深思的的數(shù)字。